银行对账单转换器工具从 PDF 对账单或其扫描件中读出交易表格，并写成电子表格可以直接打开的 CSV。它在您自己的 Windows 电脑上运行，客户的文件始终留在原来的文件夹里。
下载银行对账单转换器，并安装到存放 PDF 的那台 Windows 电脑上。第一步是运行安装程序，而不是填写注册表单。安装完成后，程序会出现在"开始"菜单中。
打开一个 PDF，或让程序指向一个文件夹。扫描页面会当场识别，因此清晰的对账单和复印件可以放在一起处理。
预览会显示文档页数、找到的表格数量、读取每张表格所用的方式以及开头几行。您可以把全部内容导出为一个 CSV，也可以每份对账单导出一个文件。
业务约定书或保密协议（NDA）会带来一个实际问题：还有谁持有这份文件？网页转换器会按套餐把上传的对账单保留 5、30、90 或 365 天。银行对账单转换器在您的工作电脑上运行，客户的对账单只在一方手中。书面安全计划里不需要列出外部处理方，也不需要向客户解释数据保留条款。
对账单的版式因银行、国家和年份而异，所以别人文件的转换结果，对您手头这一份几乎没有参考价值。试用版会把您自己文档的前 10 行写入 CSV。请检查摘要是否保持完整，借方和贷方是否落在正确的列标题下。在我们的扫描件语料上，全部单元格的测得值为 0.847，数字单元格为 0.926。您的银行并不在这份语料中。
电子表格、对账工作表或审计底稿需要的都是 CSV。同一引擎还以 PDF 转 CSV 转换器的形式提供，用于处理发票和打印报表。会计软件可能需要另一种格式，下面的问答中有说明。
一份对账单包含地址和账户信息区、交易表格，以及带小字说明的期末余额。只有表格形式的内容才会变成行。银行对账单转换器软件保留交易表格；地址区和小字说明仍然是普通文字。如果汇总框本身就是一张表格，它会在文件中单独成表。
跨页的行会被拼接起来，重复的列标题会被去掉，最后得到一张只有一行表头的表格。在一份九页的扫描对账单上，各个片段合并成了五张表格，其中 91% 的行每个单元格都正确。
表格是根据页面几何结构、表格线和空白间隔重建的。采用双栏版式的信用合作社，和用逗号作小数点打印金额的欧洲银行，走的是同一套流程。您的对账单不需要先被加入某份受支持机构名单。
程序会检测出没有文本层的页面，按内嵌图像的分辨率渲染，再交给在同一台电脑上以独立进程运行的识别器读取。判断是逐页进行的，因此普通的文本 PDF 不会被拖慢。识别支持拉丁字母文字（EN、DE、FR、ES、IT、PL、CS、SK、TR）和西里尔字母文字（RU、UA、BY）。不支持中日韩文字（CJK）、阿拉伯文、泰文、希腊文和希伯来文。通常每页约需 3 秒，因此一份 40 页的对账单大约需要两分钟。
会计惯用的括号写法 (1,234.56) 会变成 -1234.56。其余的由"转换"选项卡上的三个复选框处理。"规范化数字"会改写千位分隔符，包括不间断空格和瑞士式撇号，并且逗号和句点都可作为小数点。"去除货币符号"会把符号移到单独的一列。"规范化日期"会按 ISO 顺序写出日期。
让程序指向一个文件夹，其中的每个 PDF 都会在一次运行中处理完，输出为一个合并的 CSV，或每份文档一个文件。补账工作可以一次覆盖多个账户的十二个月或三十六个月。
客户可能带来三个账户两年的对账单，中间还缺一个月。按文件夹运行一次，积压的文件就变成一张表格，当天即可排序和对账。
银行网站可能只为最近几个月提供电子表格导出，更早的记录只有 PDF。已销户的账户通常只留下 PDF。当您需要的期间超出了导出范围，表格就只能从文档中提取。有时导出的是 Web Connect 文件，而不是电子表格。这种情况下不必使用 PDF，可以把下载的 .qbo 文件读成 CSV 表格。
每年一月到四月，客户的对账单陆续送来，而报税员必须遵守书面的数据安全计划，其中要写明每一项接触纳税人记录的外部服务。用什么软件，应该在十二月定下来，而不是等到三月中旬。