PDF 转 QBO 转换器把 PDF 银行对账单转换成 QuickBooks 能够接受的 Web Connect 文件，金融机构标识符取自银行名单，而不是论坛帖子。Windows 桌面程序，不上传任何内容。
把 PDF 对账单添加到列表中。可以整个文件夹一起添加，每个文件保留各自的表格。
打开 FI 面板，在"查找"对话框中找到您的金融机构。ORG 名称、FID 和 INTU.BID 来自随程序安装的目录，您不必凭记忆输入。
预览是纯文本，列出已读取的页数、找到的表格、每个表格采用的识别方式，以及每个表格的前几行。在"转换"页面把输出格式设为 QBO，然后运行。
在 QuickBooks Desktop 中，使用 File > Utilities > Import > Web Connect。在 QuickBooks Online 中，在银行业务页面上传该文件，就像上传从银行下载的文件一样。接受任何内容之前，先选好账户。
聊天机器人或手工录入都能给您一份看起来像账簿的东西，但猜出来的数字和读出来的数字看上去毫无区别。在 r/QuickBooks 的一个帖子里，有人手上有一个已关闭账户的两万行记录，当数字开始与原件对不上时，他放弃了聊天机器人。PDF 转 QBO 转换器软件根据文档的几何布局生成各行数据。您仍需对照原件核对。
在自己的电脑上转换文件，文件路径留在您掌控的磁盘上。网页服务则会把日志留在运营它的公司那里。IRS Publication 4557 和 FTC Safeguards Rule 要求制定书面计划，列出接触客户数据的每一家外部供应商，而在本地运行的转换器永远不会出现在这份名单上。
银行数据馈送只拉取近期的交易。更早的记录以银行文件的形式到来，而已关闭的账户可能已经无法下载。如果银行仍能导出您所需月份的 CSV，CSV 转 QBO 转换器是更短的路。如果不能，PDF 就是这一年唯一的副本，而它仍然必须变成账簿能够接收的格式。
Web Connect 只读取一种文件类型，而且在读取任何交易之前，会先核对文件声称来自哪家机构。FI 面板保存 ORG、FID 和 INTU.BID；"查找"对话框按名称在目录中查找您的银行，该目录以纯文本文件的形式随程序提供，位于 tools 文件夹中。
如果金融机构字段未通过验证，PDF 转 QBO 转换器软件不会生成 .qbo，并会指出出错的字段。
在"转换"页面的下拉框中选择输出格式。对账单可以输出为供银行数据馈送使用的 Web Connect 文件，也可以输出为 Excel 表格。在 QBO 分支中，CSV 解析器读取日期列和金额列。如果您只需要电子表格，请使用从 PDF 对账单生成 CSV 的方式。
没有文本层的页面交给同一台电脑上的独立工作进程进行识别，无需上传。该复选框默认勾选，而且只有扫描页面会走这条路，所以原生 PDF 不会因此变慢。识别支持拉丁字母和西里尔字母，不支持中日韩文字、阿拉伯文、泰文、希腊文和希伯来文。扫描件的识别结果也不如仍保留文本层的 PDF 干净。
只有识别出日期列和金额列，交易才成立。程序会统一多种千位分隔符、两种小数点、货币符号，以及会计惯用的括号负数。(1,234.56) 会变成 -1234.56，而不是任何合计都用不上的文本单元格。
批处理模式一次运行即可处理整个文件夹。跨分页延续的表格会被重新拼接，并去掉重复的表头，因此长对账单仍是一张表格。
客户的开户银行规模小，或者根本不在连接名单上，因此无法使用银行数据馈送。对账单以 PDF 形式送来，一次好几个月，而生成的文件必须以 QuickBooks 接受的方式标明这家机构。如果这家银行提供 .qfx 下载，请使用把 QFX 下载文件转换成可阅读 PDF 的转换器。
程序按工作站安装，在网络不可用时也能运行，自身不发出任何外部请求。实行软件白名单的事务所可以把它登记在册，而无需批准一个保存客户文件的网页服务。
客户发来什么，您就处理什么，大多是 PDF，而且常常是扫描件。在保存工作底稿的同一台电脑上转换，报税资料就留在一处，正如事务所的书面安全计划所要求的。如果需要的是工作底稿而不是账簿，可以把对账单交给银行对账单转换器，得到普通的数据行。