带附件的Outlook和Excel邮件合并工具给Excel名单上的每个人发送一封专属邮件，主题各不相同，附件也各不相同。邮件从您自己的邮箱发出，通过Outlook登录或您的SMTP服务器发送。
打开您的XLSX或CSV文件。任何工作表、任何列名都可以。程序会找出地址列和姓名列，您也可以手动更正它的选择。Outlook联系人同样可以作为数据源。
输入主题和正文，然后从侧边面板插入合并字段。表格的每一列都可以使用，另外还有日期和记录编号。附上所有人都会收到的文件，再选择存放每个人专属文档的那一列。
"检查"步骤会按实际发出时的样子显示邮件，所有地址栏都已填好。它会列出缺失的文件、空地址、重复项和未知的字段名，并给出所在的行号。它还会估算发送所需的时间。
在浏览器中登录您的Outlook邮箱，或者输入SMTP服务器的主机、端口和登录名。设定发送速度，选择立即发送或定时发送，然后查看进度。最终报告会显示发出了哪些邮件。
把这次群发保存为项目文件（.ommproj）。它保存了四个步骤中的全部设置，但密码和令牌不会进入文件。下个月换一份电子表格，按下"开始"即可。程序还会提示您上次打开的项目及其日期，让您看出周五那次任务是完成了，还是中途停了。
支持论坛上到处是同一个故事。前20封顺利发出，接着邮件开始以"无法送达"退回，却没有任何解释；或者发出了130封，剩下的留在"发件箱"里一动不动。Outlook邮件合并工具按您设定的速度发送，并维护自己的日志，其中每位收件人的状态只有三种：尚未发送、正在发送、已完成。如果任务中断，程序会查明正在发送的那些邮件的结果，再从那里继续，所以不会有客户被重复收款。最后的总数必须对得上，凡是无法查明去向的邮件，都会在报告中标为"原因不明"。
新版Outlook for Windows只运行Web加载项，所以COM和VSTO加载项在其中无法运行。这是一款独立的Windows邮件合并软件。无论您面前是哪个版本的Outlook，它都能独立发送。
把每个人的文档路径放在一列里，Outlook邮件合并工具就只会把该文件附到这个人的邮件上。公共附件可以在同一次任务中单独添加。发票、工资单、对账单、证书和已签署的合同，做法都一样。
合并字段既能用在正文里，也能用在主题行里。值为空时，对应的行会被删除，所以不会发出只剩一个逗号、没有名字的问候语。日期和记录编号可作为服务字段使用，姓名中的特殊字符也能正确显示。
Word和Outlook内置的合并功能只填写"收件人"栏。在这里，"抄送"和"密件抄送"既可以填固定地址，也可以逐行取自表格的某一列。
Excel工作簿和CSV文件会与Outlook联系人加载到同一个表格里，本地的PST或OST存档也可以读取。表格可以不从第一行开始，表头可以用任何名称。从存档中，程序读取的是联系人，而不是邮件。
在任何邮件发出之前，您可以按收件人将要看到的样子逐封翻看邮件，合并字段都已填好。"检查"步骤会按行统计并列出问题：文件缺失、地址为空或格式错误、地址重复，或者模板字段没有对应的列。它会估算运行时间，并在名单超出邮箱每日发送限额时发出警告。
在系统浏览器中登录Outlook或Microsoft 365；本地部署的Exchange、您自己的域名，或者使用应用专用密码的Gmail账户，则可以用普通SMTP。Microsoft邮箱正在逐步停用基于密码的SMTP。程序运行期间，令牌只保存在内存里，邮件从您的电脑直接发往您的邮件服务商。没有任何邮件经过SoftOrbits的服务器。
每月的发票和对账单，用的就是您本来就要为每位客户准备的文档，外加一封内容相同的邮件。月结有固定的日期，所以这部分工作不该让您点上一整晚的鼠标。
工资单是典型的例子。每个人只能收到自己的文件，所以哪怕只是把附件错放到相邻的一行，也是一起实实在在的事故。"检查"步骤让您在发送之前逐一核对每个人和对应的文件。
可以用它发送待签署的合同、续约通知、课程证书，以及给俱乐部或学校名单的信件。名单以XLSX或CSV格式加载。每个人都可以收到一份只有本人应该看到的文档，必要时还可以抄送给其主管。